Tout savoir sur les différentes sortes de notes de frais

Essentielles dans certaines filières, les notes de frais représentent l’opportunité,  pour de nombreux salariés, de se faire rembourser des déplacements, hébergements  ou autres dans le cadre professionnel. Les conditions d’obtention peuvent varier selon les sociétés.

Les conditions pour obtenir un remboursement

Afin de pallier aux éventuelles arnaques en faisant passer une dépense personnelle en dépense professionnelle, la plupart des entreprises dispose de conditions et ne verse l’argent au salarié que si celui-ci a un justificatif de frais quelle qu’il soit. Par exemple, lors d’un déjeuner professionnel avec un client, le reçu donné après le paiement est à garder précieusement puisqu’il servira de motif valide pour l’entreprise. L’employeur remboursera ainsi son employé(e) mais ce versement ne sera, en revanche, pas imputé à sa rémunération mensuelle.

C’est une obligation pour l’employeur que de rembourser ses salariés pour des frais professionnels. À aucun moment le contrat de travail ne contient l’idée que le salarié doit lui-même prendre en compte. Le remboursement des frais se fait via une indemnisation forfaitaire.  Cela doit apparaître dans le contrat de travail du salarié.

Cela se fait généralement par papier grâce à des modèles déjà établis. Cependant, il est possible d’utiliser le logiciel gestion notes frais, beaucoup plus pratique et très simple à manier, pour demander un remboursement de vos dépenses professionnelles.

Les divers remboursements possibles

Restaurant, logement, déplacement… La liste est longue concernant les éventuels remboursements que vous pouvez percevoir par votre entreprise si vous êtes amenés à effectuer une dépense professionnelle. À chaque fois, une justification vous sera demandée.

Pour l’hébergement, les éléments nécessaires sont les suivants :

  • Le salarié est situé trop loin de son domicile (50km minimum) ;
  • Le domicile du salarié est très peu desservi par les transports en commun (1h30 de trajet minimum).

Pour les déplacements avec son véhicule personnel, il faut transmettre :

  • Le motif du déplacement,
  • Le lieu du rendez-vous,
  • Le kilométrage (aller-retour) effectué,
  • La carte de grise du véhicule (pour sa puissance).

Ainsi, vous bénéficierez sans problèmes de vos remboursements à la suite de vos dépenses professionnelles. Mais n’oubliez pas, le justificatif est primordial pour voir votre argent vous revenir !

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